Nhóm làm việc là một cộng đồng người dùng ảo được tạo ra để thảo luận và giải quyết các vấn đề, mục tiêu và nhiệm vụ đã được giao.
Bằng cách hợp nhất người dùng thành các nhóm làm việc để cộng tác và thực hiện dự án, tất cả thông tin liên lạc và dữ liệu liên quan đến một dự án hoặc nhóm nhất định được lưu ở một nơi duy nhất.
Các dự án trong Bitrix24 dựa trên Nhóm làm việc. Sự khác biệt chính là dự án có ngày kết thúc dự án. Nhiệm vụ trong dự án không thể được đặt ngoài ngày kết thúc dự án.
Bạn sẽ có thể truy cập tất cả dữ liệu dự án của mình một cách dễ dàng bằng cách mở nhóm làm việc tương ứng.
Bạn có thể theo dõi tất cả các hoạt động của dự án và phản ứng với bất kỳ cuộc thảo luận nhóm nào trong thời gian thực.
Mời khách hàng, đối tác, trợ giúp thuê ngoài hoặc bất kỳ người dùng bên ngoài nào khác vào nhóm làm việc Bitrix24 của bạn. Tất cả chức năng của nhóm làm việc đều khả dụng cho người dùng bên ngoài, nhưng các bên thứ ba này chỉ có thể xem các nhóm làm việc mà họ là một phần.
Các nhóm có cài đặt quyền và vai trò cá nhân, chẳng hạn như người kiểm duyệt, chủ sở hữu và thành viên. Thành viên mới được thêm vào thông qua lời mời.
Sau khi bắt đầu dịch vụ, bạn có thể tạo không giới hạn số lượng nhóm làm việc, xóa hoặc di chuyển vào kho lưu trữ sau này.
Tạo nhóm làm việc mới
Bất kì người dùng nào của Bitrix có thể tạo nhóm làm việc
Đừng quên đặt tên nhóm làm việc hoặc tên dự án. Nếu tên nhóm làm việc hoặc tên dự án không được chỉ định, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi Tên nhóm không được chỉ định.
Làm cách nào để chuyển một nhóm thành một dự án và ngược lại?
Một nhóm có thể được chuyển thành một dự án bất kỳ lúc nào. Trong menu, chọn Edit Group. Sau đó, trong mục More tích vào ô Project.
Mời người dùng vào nhóm làm việc
Bạn có thể thêm thành viên nhóm làm việc trong quá trình tạo nhóm làm việc mới hoặc thêm họ sau từ Actions > Invite to Workgroup.
Chọn nhân viên bạn muốn thêm và nhấp vào Send invitation.
Bạn cũng có thể mời người dùng cá nhân và toàn bộ phòng ban (tùy chọn: All department & Subdepartment employees):
Trang thành viên nhóm sẽ hiển thị:
Người kiểm duyệt: người dùng có thể kiểm duyệt nhóm (chỉnh sửa cài đặt nhóm, mời người dùng vào nhóm, xóa người dùng khỏi nhóm)
Các phòng ban: các phòng ban mà bạn đã mời tham gia nhóm.
Thành viên: người dùng cá nhân đã xác nhận lời mời vào nhóm làm việc (đã tham gia nhóm).
Người dùng được kết nối: người dùng của các phòng ban được kết nối (được mời). Khi bạn mời toàn bộ bộ phận cùng với tất cả nhân viên của bộ phận đó, các nhân viên của bộ phận sẽ tự động được thêm vào nhóm & sẽ được hiển thị ở đây.
Để có thể mời người dùng bên ngoài vào nhóm làm việc (bằng email), vui lòng truy cập Actions > Edit Workgroup và kích hoạt Available trên tùy chọn Extranet.
Tính năng của Workgroup
Activity Stream: thành viên sẽ thấy tin nhắn và hoạt động của nhóm ở đây
Bên cạnh các tính năng chính, có một số tùy chọn bổ sung có sẵn:
Hide tasks mode: ẩn thông báo nhiệm vụ khỏi Activity Stream của nhóm làm việc.
Notifications tab: bật/ tắt thông báo nhóm làm việc.
Group Actionstab: mở các tùy chọn và cài đặt nhóm làm việc chính.
Ai có thể tạo nhóm làm việc
Bất kỳ người dùng tài khoản Bitrix24 nào cũng có thể tạo một nhóm làm việc mới.
Chủ sở hữu nhóm có thể đặt người có thể mời người dùng vào nhóm trong Actions > Edit Group > More. Có 3 lựa chọn khả dụng:
Chỉ chủ sở hữu nhóm
Chủ sở hữu nhóm và người kiểm duyệt
Tất cả các thành viên trong nhóm
Tham số chính của nhóm làm việc
Khi bạn tạo một nhóm làm việc mới, hệ thống sẽ hiển thị cho bạn một cửa sổ thông số nhóm làm việc. Bạn có thể chỉnh sửa các tham số này bất kỳ lúc nào sau đó bên trong Nhóm làm việc Actions > Edit Workgroup:
1. Mô tả: thêm tên nhóm làm việc, mô tả & hình ảnh. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi chủ sở hữu nhóm làm việc và chọn người kiểm duyệt.
Chọn More để vào cài đặt thêm.
2. Tính năng: bạn có thể chọn những công cụ nào sẽ có sẵn bên trong nhóm làm việc của bạn.
3. Người dùng được phép mời vào nhóm làm việc: bạn có thể đặt ai có thể mời người dùng vào nhóm tại đây.
4. Thẻ: thêm thẻ để tìm kiếm nhóm làm việc dễ dàng hơn.
5. Loại nhóm làm việc:
Hiển thị với tất cả - làm cho nhóm hiển thị với tất cả người dùng tài khoản.
Mở nhóm - bất kỳ người dùng tài khoản nào cũng có thể tham gia nhóm.
Đã lưu trữ - cho phép di chuyển nhóm làm việc đến kho lưu trữ, nhóm không bị xóa và tất cả dữ liệu được lưu.
Có sẵn trên extranet - người dùng extranet sẽ có thể sử dụng nhóm làm việc này.
Dự án - chuyển đổi nhóm làm việc thành dự án.
Cài đặt tính năng
Bạn có thể định cấu hình các tính năng (công cụ) của nhóm làm việc trong Actions > Access permissions. Xin lưu ý rằng các quyền truy cập cho Drive & Lịch & Danh sách của nhóm làm việc phải được định cấu hình riêng bên trong mỗi công cụ.
Ai có thể tạo nhóm (dự án)?
Bất kỳ nhân viên nào của công ty cũng có thể tạo nhóm và dự án trong phiên bản đám mây của Bitrix24.
Trong Bitrix24 Tại chỗ, khả năng tạo nhóm và dự án được kiểm soát trong giao diện quản trị> Nhóm trong hồ sơ người dùng.
Số lượng nhóm và dự án trong Bitrix24 là không giới hạn.
Bạn có thể tạo số lượng nhóm làm việc không giới hạn. Các nhóm làm việc hiện tại có thể được chuyển sang Extranet hoặc được lưu trữ.
Tác giả: Andrey Glushkov
