Khả năng tạo các mẫu tài liệu là cần thiết trong bất kỳ CRM nào.
Trong Bitrix24, có thể tạo các mẫu cho hóa đơn, báo giá, phiếu đóng gói, xác nhận đơn hàng, v.v.
Danh sách các mẫu tài liệu có sẵn theo mặc định khác nhau tùy thuộc vào ngôn ngữ của Bitrix24 của bạn.
Tuy nhiên, bạn luôn có thể tải thêm các mẫu tài liệu có sẵn hoặc tạo mẫu tài liệu của riêng mình.
Ví dụ:
1. Hợp đồng;
2. Hành vi;
3. Ghi chú quản lý;
4. Tờ phê duyệt.
Bạn có thể tìm trình thiết kế mẫu tài liệu Bitrix24 ở đâu?
Trên bất kỳ thẻ thực thể CRM nào:
1. Lead (khách hàng tiềm năng);
2. Deal (Thỏa thuận) (từ tất cả các pipeline khác nhau);
3. Liên hệ;
4. Công ty.
Để tải thêm mẫu, tài liệu à add new template(Thêm mẫu mới)
Danh sách các mẫu tài liệu có sẵn theo mặc định trong Bitrix24 của bạn đã được tải.
Để truy cập nhiều mẫu hơn nữa, hãy nhấp vào bánh răng à Load templates from library (Tải mẫu từ thư viện) à chọn quốc gia
Sau đó, xóa bộ lọc quốc gia bằng cách nhấp vào “X”.
Cách thêm mẫu tài liệu của bạn hoặc chỉnh sửa mẫu trong Bitrix24
Nhấp vào biểu tượng bánh hamburger bên cạnh mẫu à edit (chỉnh sửa).
Trên trang mở ra, nhấp vào “download template (tải xuống mẫu)”
Các mẫu tài liệu đều ở dạng file.docx nên rất dễ chỉnh sửa.
Thông tin về công ty của bạn như tên công ty, địa chỉ, ID VAT, logo, v.v. hầu như không thay đổi, vì vậy tốt hơn hết bạn nên làm cho thông tin này ở trạng thái tĩnh.
Bạn cũng có thể muốn xóa thông tin không cần thiết, thêm nhiều trường hơn hoặc thay đổi nơi sao chép thông tin.
Ví dụ:
Chúng tôi không tạo các yêu cầu riêng của công ty cho khách hàng trong CRM của chúng tôi.
Chúng tôi lưu thông tin chi tiết của công ty vào thẻ CRM của công ty và liên hệ. Điều này có nghĩa là chúng tôi không thể sử dụng {RequisiteRqCompanyName}, {RequisitePrimary-AddressCity} và tất cả các chi tiết khác được sao chép từ thẻ Yêu cầu của Công ty theo mặc định.
Thông tin khách hàng của chúng tôi sẽ được sao chép từ thẻ CRM của Công ty {CompanyTitle},Người liên hệ: {ContactFormattedName}, Địa chỉ công ty: {Company-Address}, Email công ty: {CompanyEmail}
Bạn có thể lấy mã từ đâu?
Từ nút tài liệu à thêm mẫu mới. Nhấp vào bánh xe, chọn “Fields (trường)”
Trong thanh tìm kiếm, chúng tôi nhập “company (Công ty)” vì chúng tôi cần thông tin chi tiết về công ty.
Dán các trường đã sao chép vào nơi bạn muốn chúng xuất hiện trên mẫu tài liệu.
Tái bút:
Một tính năng hữu ích trong tìm kiếm là khả năng lọc các trường theo nguồn của chúng
Khi bạn chọn "deal (giao dịch)" làm nguồn, các trường tồn tại trong giao dịch sẽ xuất hiện. Nếu có các trường tồn tại cả trong giao dịch và các thực thể CRM khác (ví dụ: công ty), chúng cũng sẽ xuất hiện trong kết quả.
Các trường tùy chỉnh cũng được hỗ trợ và sẽ xuất hiện trong tìm kiếm.
Lặp lại quy trình này cho bất kỳ trường mới nào bạn muốn thêm vào mẫu.
Một phần quan trọng khác của hóa đơn là PRODUCTS (SẢN PHẨM). Để các sản phẩm có sẵn trên hóa đơn, chúng phải có sẵn (đã được tạo) trong Bitrix24.
Trên thẻ giao dịch, hãy nhấp vào tab “Product (Sản phẩm)”. Thêm hoặc chọn một sản phẩm. Tên sản phẩm và tổng số tiền sẽ được phản ánh trên hóa đơn.
Khi bạn hài lòng với những thay đổi mình đã thực hiện, hãy tải mẫu mới lên.
Để tải lên phiên bản mới, Nhấp vào “Upload new (tải lên mới)” trên trang chỉnh sửa mẫu.
Tiếp theo, bạn cần phải
1. đặt tên cho mẫu mới
2. Làm cho mẫu hoạt động
3. Liên kết nó với các phần CRM - bạn cần chọn nơi sẽ có mẫu này. Một điểm thú vị cần lưu ý là các giao dịch trong các quy trình bán hàng khác nhau có thể có một bộ mẫu khác nhau.
4. Quyền truy cập (template users: Người sử dụng mẫu) - Bạn có thể cấp quyền truy cập cho những người, nhóm hoặc toàn bộ bộ phận cụ thể.
5. Gắn bó với quốc gia.
6. Đánh số - Bạn có thể sử dụng quy tắc đánh số hiện có hoặc tạo quy tắc đánh số của riêng mình. Bạn có thể sử dụng các số tuần tự hoặc số ngẫu nhiên, ngày, tháng, năm, tiền tố, khách hàng hoặc ID công ty.
Nhấp vào lưu và bắt đầu sử dụng mẫu mới của bạn.
Lần tới khi bạn nhấp vào tạo hóa đơn, trên thẻ giao dịch, Bạn sẽ có một cái gì đó như thế này:
kết luận
Trình thiết kế tài liệu Bitrix24 có khá nhiều chức năng và đáp ứng nhu cầu của hầu hết khách hàng. Thật tuyệt khi các mẫu tài liệu có thể được tạo từ CRM. Nhưng cũng có những phần khác cần tài liệu.
Ví dụ:
1. Quy trình kinh doanh - Tạo tài liệu từ quy trình kinh doanh là một yêu cầu rất phổ biến. Chúng tôi đã thực hiện tùy chỉnh này cho khách hàng nhiều lần. Thông thường, một bước Quy trình Kinh doanh “tạo tài liệu” riêng biệt được yêu cầu.
2. Các mẫu tài liệu cũng không thể được sử dụng với các ứng dụng, khối thông tin
Chúng tôi đã giải quyết một số nhiệm vụ như vậy cho các tổ chức tài chính. Thông thường, họ có một quy trình để xem xét thỏa thuận. Quá trình này trải qua nhiều người và được triển khai như một quy trình kinh doanh Bitrix24.
Ở các giai đoạn khác nhau, cần phải tạo tài liệu. Đầu tiên, một thỏa thuận để xử lý dữ liệu cá nhân. Tiếp theo một mẫu đơn. Sau đó, một hợp đồng với người vay. Vân vân.
Sẽ thuận tiện nếu các tài liệu đó có thể được tạo trực tiếp từ quy trình kinh doanh.
Cho đến nay, những vấn đề như vậy không thể được giải quyết với trình thiết kế tài liệu Bitrix24.
