Tại sao bạn cần quyền truy cập bảo mật trong CRM của mình ?
Mọi công ty muốn thiết lập trật tự đều phải triển khai kiểm soát truy cập trong CRM của họ. Kiểm soát truy cập là cần thiết để tất cả nhân viên hoàn thành vai trò của họ mà không bị phân tâm bởi các nhiệm vụ và nhiệm vụ của nhân viên khác. Trong Bitrix24 CRM, điều này rất dễ cài đặt.
Đặt quyền kiểm soát truy cập chính xác trong Bitrix24 CRM sẽ có tác động tích cực đến tổ chức và kỷ luật của nhân viên. Nó dẫn đến sự gia tăng hiệu quả và năng suất tổng thể. Ngoài ra, việc phân biệt các quyền truy cập giúp tăng cường bảo mật thông tin trong công ty.
Để đặt quyền truy cập bảo mật chính xác, trước tiên bạn phải hiểu chúng là gì và chúng có thể được áp dụng ở đâu.
Kiểm soát truy cập cho các nhóm làm việc và dự án Bitrix24
Có ba loại nhóm làm việc trong Bitrix24 CRM: Công khai, Riêng tư và bí mật.
1. Nhóm làm việc chung - Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể nhìn thấy nhóm này trong danh sách nhóm làm việc và có thể tham gia nhóm bằng cách nhấp vào nút “Tham gia”.
2. Nhóm làm việc riêng tư - Một nhóm làm việc riêng tư cũng được hiển thị trên danh sách các nhóm làm việc trong CRM. Bất kỳ nhân viên nào cũng có thể xem nhóm này và xem thông tin về nó.
Nhân viên có thể tham gia nhóm làm việc này theo lời mời hoặc khi yêu cầu tham gia của họ được người điều hành nhóm chấp thuận.
Ngoài ra, quản trị viên Bitrix24 CRM có cài đặt riêng để kiểm soát và quản lý quyền truy cập của người điều hành và thành viên nhóm.
3. Nhóm làm việc bí mật - Nhóm làm việc này không xuất hiện trong danh sách các nhóm làm việc và do đó, những nhân viên không phải là thành viên của nhóm có thể không biết nó tồn tại, trừ khi họ được thông báo.
Nhân viên chỉ có thể tham gia nhóm bằng lời mời.
Quản trị viên Bitrix24 CRM có thể xem và quản lý cả ba loại nhóm làm việc.
Cách đặt kiểm soát truy cập cho nhóm làm việc Bitrix24:
Bạn có thể cấp các mức truy cập khác nhau cho các tác vụ khác nhau trong nhóm - xem, chỉnh sửa, xóa, tạo, nhận xét, v.v.
Kiểm soát truy cập cho các đối tượng Bitrix24 CRM
Module CRM của Bitrix24 có nhiều cài đặt truy cập bảo mật. Các cài đặt này được triển khai bằng cách sử dụng "vai trò CRM". Mỗi vai trò có một danh sách các đối tượng mà nó có quyền truy cập và loại quyền truy cập. Đối với mỗi đối tượng, bạn có thể định cấu hình kiểm soát truy cập cho các hành động cụ thể, chẳng hạn như xem hoặc chỉnh sửa.
Cũng có thể đặt quyền truy cập dựa trên giai đoạn của từng đối tượng trong CRM. "Vai trò CRM" có thể được gắn vào người dùng Bitrix24, nhóm người dùng, nhân viên và phòng ban.
Bạn có thể tìm cài đặt quyền truy cập cho các đối tượng Bitrix24 CRM trong CRM➜ Cài đặt ➜ Quyền truy cập
Tại đây, bạn có thể thấy các vai trò CRM cũng như người dùng, nhóm người dùng và bộ phận có các vai trò này.
Bạn có thể thay đổi quyền truy cập CRM của một vai trò bằng cách nhấp vào biểu tượng bút bên cạnh vai trò bạn muốn thay đổi.
Cũng có thể tạo nhiều quy trình trong Deal CRM. Điều này thuận tiện cho các công ty thực hiện một số ngành nghề kinh doanh hoặc có nhiều loại deal khác nhau.
Cách tạo pipeline deal hoặc phễu chuyển đổi:
CRM ➜ deal ➜ kênh và đường hầm bán hàng ➜ Thêm kênh bán hàng
Bạn có thể đặt riêng quyền truy cập CRM cho từng vai trò CRM cho từng kênh deal.
Trong ví dụ của chúng tôi bên dưới, chúng tôi đặt quyền truy cập CRM cho nhóm bán hàng cho quy trình dự án Bitrix24.
Mỗi giai đoạn của quy trình deal “Dự án Bitrix24” này cũng kế thừa quyền truy cập của chúng từ những gì chúng tôi đặt.
Hãy xem xét một ví dụ:
Chúng tôi đặt người quản lý của một quy trình deal phụ trách quy trình deal của người quản lý khác. Đối với điều này, khả thi để cấp cho người quản lý này quyền đọc và thêm quyền đối với các pipeline mà anh ta giám sát trong khuôn khổ của một Vai trò CRM duy nhất.
Tạo Vai trò CRM và đặt các quyền truy cập cần thiết: đối với quy trình deal mong muốn trong cột "Đọc" và "Chỉnh sửa", chúng tôi sẽ cấp quyền truy cập "Tất cả mở":
Sau đó, bạn cần đặt người dùng cho vai trò:
Và sau đó chọn Vai trò CRM thích hợp cho người dùng này:
Quyền truy cập bảo mật điện thoại
Cũng có thể đặt vai trò người dùng trong điện thoại, giống như CRM. Đối với mỗi vai trò, Bạn có thể xác định quyền truy cập vào tất cả các đối tượng được liên kết với điện thoại.
Quyền truy cập có thể được gán cho các vai trò trong điện thoại không giống với quyền truy cập trong CRM, nhưng hầu hết chúng đều giống nhau.
Bạn có thể tìm thấy quyền truy cập điện thoại trong Bitrix24,
Điện thoại ➜ quyền truy cập.
Nếu bạn không thể tìm thấy số điện thoại trong thanh menu bên trái, hãy nhập số đó vào thanh tìm kiếm trên cùng của Bitrix24 CRM.
Đối với một số đối tượng điện thoại, như “Quản lý số” và “cài đặt điện thoại”, chỉ có thể có 2 quyền truy cập -
1. "Truy cập bị từ chối" và
2. "bất kì".
Đối với các đối tượng khác, có thể có các quyền truy cập sau:
1. Truy cập bị từ chối
2. Riêng tư
3. Cá nhân và bộ phận
4. Bất kì
Như trong cài đặt quyền truy cập CRM, bạn có thể chỉ định vai trò cho Người dùng, Nhóm người dùng, Nhân viên và Bộ phận cũng như Nhóm mạng xã hội.
Một ví dụ:
Trong một công ty nhất định, có những nguyên tắc nghiêm ngặt về các cuộc trò chuyện qua điện thoại giữa nhân viên và khách hàng. Để đảm bảo kiểm soát, một nhóm nhân viên nhất định được gọi là "Người xác minh cuộc gọi'' được thuê. Nhiệm vụ của họ là nghe lén và phân tích tất cả các cuộc nói chuyện điện thoại.
Mở danh sách cài đặt Vai trò điện thoại và thêm vai trò mới:
Chúng tôi đặt tên cho vai trò mới của mình là "Người xác minh cuộc gọi" và cấp quyền truy cập để thống kê cuộc gọi và ghi âm cuộc gọi cho bất kỳ cuộc gọi nào:
Tiếp theo, chúng tôi thêm nhân viên hoặc người dùng Bitrix24 vào nhóm “người xác minh cuộc gọi”:
Áp dụng vai trò đã tạo cho người dùng và lưu:
Kiểm soát truy cập cho quy trình làm việc
Đối với mỗi quy trình công việc được tạo, có các cài đặt quyền truy cập. Chúng có thể được áp dụng cho người dùng, nhóm người dùng (được tạo và xác định trong bảng quản trị), nhân viên và phòng ban cũng như các nhóm mạng xã hội.
Sau khi đặt quyền truy cập cho quy trình làm việc, bạn cần chọn cấp độ truy cập.
Chúng bao gồm từ “quyền truy cập bị từ chối” đến “quyền truy cập đầy đủ”.
Quyền truy cập có thể được đặt để thêm hoặc đọc quy trình công việc; thêm và đọc trong bảng quản trị; Chỉnh sửa có hoặc không có hạn chế.
Việc phân quyền truy cập là cần thiết để hệ thống hóa các phòng ban làm việc theo quy trình công việc. Ví dụ: để lưu hồ sơ của nhân viên, bộ phận nhân sự phải được cấp quyền truy cập “đọc” đối với quy trình làm việc - “ Đơn xin nghỉ phép ” hoặc “Đơn xin đi công tác”.
Đặt Kiểm soát truy cập cho tài liệu trong Bitrix24.Drive
Mỗi tài liệu hoặc thư mục trên Bitrix24.Drive của công ty đều có cài đặt quyền truy cập riêng. Ban đầu, chúng được thiết lập để chỉ những người tạo thư mục trên ổ đĩa mới có toàn quyền truy cập vào nội dung.
Tuy nhiên, có thể cấp quyền truy cập vào một thư mục hoặc tệp, không chỉ cho người dùng mà còn cho các nhóm người dùng và thậm chí toàn bộ phòng ban. Quyền truy cập vào nội dung của Bitrix24.Drive có thể là: đọc, chỉnh sửa, ghi, toàn quyền truy cập. Mỗi quyền tiếp theo bao gồm tất cả các quyền trước đó và toàn quyền truy cập cũng cho phép bạn xóa nội dung.
Cách vào menu cài đặt truy cập thư mục trên Disk:
Menu này trông như thế này:
Chúng tôi đặt loại quyền truy cập cho từng người dùng, nhóm hoặc bộ phận mà chúng tôi cấp quyền truy cập vào thư mục:
Xin lưu ý :
Khi người dùng Bitrix24 được cấp quyền truy cập vào một tệp hoặc thư mục trên Bitrix24.drive, thư mục hoặc tệp đó sẽ không xuất hiện ngay trên ổ đĩa cá nhân của anh ta.
Để làm cho tệp hoặc thư mục xuất hiện trong Drive của người dùng đã thêm, anh ấy phải chấp nhận lời mời kết nối thư mục với Drive của mình.
Bitrix24 gửi thông báo cho người dùng khi họ được cấp quyền truy cập vào tệp. Người dùng có thể từ chối lời mời kết nối thư mục với ổ đĩa cá nhân của họ.
Nếu người dùng chấp nhận lời mời, thư mục sẽ có sẵn trên ổ đĩa cá nhân của họ:
Kiểm soát truy cập trong Bitrix24 Các kênh mở
Bạn có thể đặt quyền truy cập cho các kênh đang mở của từng mạng xã hội hoặc trình nhắn tin trong trung tâm liên hệ Bitrix24 CRM.
Cài đặt truy cập của các kênh Mở Bitrix24 rất giống với cài đặt của Điện thoại.
Bạn có thể tìm thấy cài đặt quyền truy cập kênh mở của Bitrix24 CRM trong Trung tâm liên hệ ➜ (chọn mạng xã hội hoặc trình nhắn tin) ➜ quyền truy cập (cấu hình)
Chúng trông như thế này:
