Tác giả: Stacy Smith
Việc quản lý các bản ghi trùng lặp có thể cũng quan trọng như việc thắng hay thua trong một giao dịch. Để tránh nhầm lẫn, tất cả thông tin chi tiết về khách hàng phải được lưu giữ trong một bản ghi duy nhất vì một khách hàng tiềm năng hoặc người liên hệ có thể có nhiều nhân viên kết nối với nó.
Bitrix24 cung cấp tùy chọn Kiểm soát trùng lặp giúp bạn tìm và hợp nhất các khách hàng tiềm năng, liên hệ và công ty trùng lặp. Nếu một số trường có giá trị khác nhau, bạn sẽ được nhắc chọn giá trị nào sẽ được sử dụng khi hợp nhất các bản ghi CRM.
Nhân viên chỉ có thể thực hiện kiểm soát trùng lặp đối với hồ sơ của chính họ và những hồ sơ mà họ có thể truy cập. Kiểm soát trùng lặp sẽ không khả dụng nếu bạn không có quyền truy cập để cập nhật và xóa bản ghi CRM. |
Cách tìm bản sao
Để tìm các bản sao bằng tùy chọn Kiểm soát trùng lặp,
Đi tới phần Danh bạ, Công ty hoặc Khách hàng tiềm năng.
Nhấp vào nút bánh răng và chọn Điều khiển trùng lặp.
Chọn các trường trùng lặp sẽ được tìm kiếm theo.
Các trường sau đây có sẵn: Khách hàng tiềm năng : Họ và tên, Tên công ty, Điện thoại, E-mail; Liên hệ : Họ tên, Điện thoại, E-mail; Công ty : Tên công ty, Điện thoại, E-mail. |
Nhấp vào nút Bắt đầu quét. Sau đó, bạn sẽ thấy có bao nhiêu bản sao được tìm thấy.
Cách hợp nhất các bản sao
Để hợp nhất các bản sao, hãy làm như sau:
Nhấp vào Tự động hợp nhất các bản sao.
Các bản sao không có xung đột sẽ được hợp nhất tự động. Các bản sao còn lại sẽ phải được hợp nhất thủ công hoặc bạn có thể bỏ qua chúng hoàn toàn.
Nếu các bản sao được hợp nhất tự động, bạn sẽ thấy số lượng bản sao được xử lý.
Nếu tìm thấy dữ liệu khác trong khi hợp nhất, bạn phải chọn các trường theo cách thủ công để sử dụng trong hồ sơ kết quả.
Cách đánh dấu các mục không trùng lặp ▼ |
Các mục bạn không muốn hợp nhất có thể được đánh dấu là Không trùng lặp. Trong trường hợp này, tính năng tự động tìm kiếm các bản sao sẽ không còn đề xuất hợp nhất chúng nữa.
Các mục được đánh dấu là không trùng lặp đối với từng người dùng. Vì lý do này, số lượng bản sao có sẵn để hợp nhất có thể khác nhau tùy theo người dùng.
Chọn bản ghi CRM ưu tiên từ danh sách. Nó sẽ được sử dụng làm nền tảng cho kết quả hợp nhất.
Một số trường có thể có giá trị khác nhau khi hợp nhất các bản ghi CRM. Chọn cái bạn muốn thêm vào kết quả hợp nhất. |
Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Hợp nhất ở phía dưới. Sau khi hợp nhất xong, bạn sẽ thấy thông báo Thành công.
Sau khi hợp nhất các bản ghi CRM, bạn sẽ có một bản ghi CRM với các giá trị trường đã được chọn trước khi hợp nhất các bản ghi.
Tại sao tôi gặp lỗi "Không thể tự động hợp nhất do xung đột dữ liệu" ? ▼ |
Người dùng có thể gặp lỗi này nếu họ không có quyền truy cập vào một hoặc nhiều trường tùy chỉnh.
Điều đó có nghĩa là bạn đã làm cho trường tùy chỉnh của mình chỉ hiển thị với những người dùng cụ thể. Trong trường hợp này, CRM không hiển thị trường này cho người dùng khác và họ không thể chọn giá trị nào sẽ giữ lại sau khi hợp nhất các bản ghi.
Để cho phép nhân viên hợp nhất các thực thể CRM, hãy cấp cho họ quyền truy cập vào trường của bạn. Nếu nó chứa bất kỳ thông tin bí mật nào, hãy giao nhiệm vụ này cho người quản lý hoặc nhân viên có quyền truy cập để xem nó.
